Podmínky ochrany osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů zákazníka / dodavatele

(dále jen „Informace“)

 

ve smyslu čl. 13 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016,

o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“)

 

 

Společnost SEA spol. s r.o., IČO: 47117931, se sídlem Dolnoměcholupská 1537/21, 102 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 12543 (dále také jako „Správce“) tímto informuje subjekty údajů – zákazníky / dodavatele o zpracování osobních údajů za podmínek níže uvedených.

 

 

1. Účel a rozsah zpracování osobních údajů

 

Správce zpracovává níže uvedené osobní údaje zákazníků / dodavatelů za účelem:

• vedení předsmluvních jednání předcházejících uzavření smluv/objednávek (zejména kupních smluv a smluv o dílo), jejichž smluvní stranou je subjekt údajů,
• náležitého plnění smluv (zejména kupních smluv, smluv o dílo a objednávek), jejichž smluvní stranou je subjekt údajů,
• realizace právních vztahů vyplývajících z uzavřených smluv/objednávek se subjektem údajů (zejména pro případ vzniku odpovědnostních vztahů a při případném uplatňování právních nároků mezi smluvními stranami před soudem)

(společně dále jako „administrativní účely“)

 

Správce zpracovává následující osobní údaje subjektů údajů pro administrativní účely:

• jméno a příjmení (včetně rodného), příp. akademický titul;
• adresa trvalého bydliště / kontaktní adresa a dále příp. dodací adresa (pokud se liší od adresy trvalého bydliště);
• e-mailová adresa;
• kontaktní telefonní číslo (pevná linka nebo mobil);
• údaje týkající se podnikající fyzické osoby – subjektu údajů: zejména IČ, DIČ, bankovní spojení a dále další údaje nezbytné pro vyhotovení daňových dokladů;
• podrobnější údaje o objednávce (specifikace výrobku, zboží nebo služeb)
• údaje o předchozích objednávkách (uzavřených smlouvách).

 

Nad rámec výše uvedeného zpracování osobních údajů pro administrativní účely dále Správce informuje subjekt údajů, že je oprávněn využít jeho osobní údaje v rozsahu jména, příjmení a jeho kontaktní e-mailové adresy rovněž pro zasílání obchodních sdělení, newsletteru a případných dalších propagačních materiálů a předmětů Správce (dále jen „obchodní sdělení“), a to v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů – s tím, že subjekt údajů je tímto zároveň v souladu s výše citovaným zákonem výslovně informován, že může kdykoli odmítnout zasílání obchodních sdělení, a to oznámením zaslaným Správci na e-mailovou adresu: obchod@seapraha.cz.

 

2. Způsob zpracování a zpřístupnění osobních údajů

 

V rámci zpracování osobních údajů podle této Informace byla přijata technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů subjektu údajů, zejména aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů, a to i po ukončení zpracování osobních údajů.

 

Osobní údaje se zpracovávají v sídle Správce, tj. na Dolnoměcholupská 1537/21, 102 00 Praha 10, a to jednotlivými pověřenými zaměstnanci Správce jak v listinné formě (vedení smluvní agendy), tak i prostřednictvím prostředků výpočetní techniky, a to zejména v IT systémech Správce (v současnosti zejména v programu Byznys).

 

Osobní údaje zpracovávané Správcem podle této Informace mohou být dále zpřístupněny pouze oprávněným orgánům veřejné správy a institucím či jiným subjektům, budou-li pro to splněny podmínky uvedené v příslušných právních předpisech.

 

3. Práva subjektu údajů spojená se zpracováním osobních údajů

 

Požádá-li subjekt údajů o informaci o zpracování svých osobních údajů, resp. o přístup ke zpracovávaným osobním údajům, je Správce povinen tuto informaci / příslušné osobní údaje bez zbytečného odkladu předat dotčenému subjektu údajů v elektronické formě (pokud subjekt údajů nepožádal o předání v jiné formě) – s tím, že v případě opakované žádosti má Správce právo za poskytnutí informace / předání kopie zpracovávaných osobních údajů požadovat od dotčeného subjektu údajů náhradu administrativních nákladů.

 

Dále má subjekt údajů právo, aby Správce za podmínek stanovených v čl. 16 až 20 Nařízení osobní údaje týkající se dotčeného subjektu údajů bez zbytečného odkladu (i) opravil, (ii) vymazal, (iii) omezil co do rozsahu jejich zpracování nebo (iv) předal ve strukturovaném formátu jinému správci.

 

Subjekt údajů je dále oprávněn vznést námitku vůči zpracování jeho osobních údajů, a to včetně výslovné námitky vůči zpracování osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení.

 

Výše uvedený postup nezbavuje subjekt údajů práva se obrátit se svou žádostí či jiným podnětem přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů.

 

4. Doba zpracování osobních údajů

 

Osobní údaje subjektů údajů získané pro administrativní účely (tj. pro účely smluvního vztahu) budou zpracovávány jak po dobu trvání smluvního vztahu, tak i po dobu následujících deseti (10) let po skončení smluvního vztahu mezi Správcem a subjektem údajů, pokud ze smluv nevyplývá delší doba zpracování (zejména s ohledem na poskytovaný servis po dokončení předmětu plnění upraveného smlouvou) nebo pokud právní předpisy nestanoví delší lhůtu (zejména z důvodu zákonem uložené archivace příslušných dokladů).

 

Pro účely zasílání obchodních sdělení je Správce oprávněn zpracovávat osobní údaje subjektu údajů v rozsahu jméno, příjmení a e-mailová adresa do výslovného odmítnutí subjektu údajů k dalšímu zasílání obchodních sdělení, nejdéle však po dobu 10 let následujících po skončení smluvního vztahu mezi Správcem a subjektem údajů.

 

5. Likvidace osobních údajů

 

Veškeré osobní údaje, u kterých uplynula doba určená k jejich zpracování ve smyslu čl. 4. této Informace, Správce zlikviduje bez zbytečného odkladu za použití odpovídajících technických a softwarových prostředků.

 

Osobní údaje v listinné podobě spočívající zejména ve smlouvách a dokumentaci  uchovávané ve vztahu k plnění předmětné smlouvy v souladu s příslušnými právními předpisy se po uplynutí doby zpracování osobních údajů likvidují fyzicky jejich skartováním – s tím, že Správce zajišťuje skartaci buď sám, nebo prostřednictvím třetí osoby garantující řádný proces likvidace osobních údajů při zachování mlčenlivosti o osobních údajích, ke které bude tato osoba zavázána na základě smlouvy uzavřené se Správcem.

 

Osobní údaje v elektronické podobě se likvidují vymazáním příslušných souborů v informačním systému a příslušných informací / dokumentů / sdělení obsahujících osobní údaje. Osobní údaje na hmotných nosičích (disk, USB disk, páska, DVD médium aj.) se likvidují výmazem nebo skartací příslušného nosiče.

 

Pro vyloučení veškerých pochybností si Správce může pro vlastní potřebu ponechat některé informace o subjektu údajů, avšak pouze po provedení bezpečné anonymizace (tj. vytvoření stavu, kdy výsledná informace nemůže být znovu jakýmkoliv způsobem přiřazena ke konkrétnímu subjektu údajů).

 

Tyto podmínky nabývají účinnosti dnem 29.9.2020.